Proposal for improvement in the process of acquisition of materials of a federal higher education institution based on Business Process Management (BPM)
DOI:
https://doi.org/10.5585/iptec.v10i2.21694Keywords:
Acquisition of materials, Processes management, Business Process Management.Abstract
The context of budget constraint experienced by the Brazilian public administration in recent years has led public managers to seek ways to increase the efficiency of administration spending, while maintaining the quality of public service provision. One of the methodologies from the private sector that have been increasingly used in the public sector is Business Process Management (BPM). In this context, it sought to analyze the material acquisition process carried out within six academic units of the Federal University of Cariri (UFCA), with a view to proposing improvements, through the realization of the stages that make up the BPM life cycle, which are: the current state mapping (as is); the analysis and identification of possible failures; and the modeling of the proposed process (to be). Therefore, a case study was carried out, with a qualitative approach and exploratory and descriptive objectives, through document analysis, application of a questionnaire and semi-structured interviews with the servers responsible for carrying out the process of acquiring materials in said units, whose responses were treated through content analysis techniques. In the end, the study made it possible to identify 23 probable causes of inefficiency for the analyzed process, from which four probable causes were selected to be addressed within the scope of this study, through the remodeling and optimization of the corresponding workflows, with the potential to impact positively on the ability of the researched units to obtain the materials needed to carry out their teaching, research, extension and culture activities.
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